SERP · 小型企業資源管理系統
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CUSTOMER HELP

網頁操作說明

按客戶實際使用流程整理全站功能說明：先建立及確認帳戶，再建立單據或匯入帳目，完成覆核後查看報表及備份資料；每個功能均附有操作步驟、注意事項及安全提示。

重要：草稿及辨識失敗不扣點；每套單據首次正式送出扣 10 點，整個報價、Invoice、收據流程不重複扣點。刪除已扣點單據不退點；有效付費會員可按剩餘會籍價值補差額升級，不足一個月按一個月計算，付款確認成功後才更新方案。
建議使用順序：註冊／登入 → 填寫客戶資料 → 設定期初結存 → 建立單據或匯入帳目 → 覆核 → 查詢報表 → 匯出備份

正式單據編號由系統產生；智能辨識及匯入結果必須由使用者覆核。重要帳簿、報表及憑證請定期獨立備份。

我要收單 →匯入及整理帳目 →查詢及匯出報表 →
01

註冊、登入與語言設定

Registration, Login & Language

以電郵及完整國際手機號碼建立專屬帳簿；完成電郵驗證後即可登入。

  1. 1註冊時同時填寫電郵及完整國際手機號碼。
  2. 2如畫面要求電郵驗證，按「發送驗證碼」，在 10 分鐘內輸入電郵收到的 6 位驗證碼。
  3. 3設定至少 8 位並包含英文及數字的密碼，再完成註冊。
  4. 4在客戶登入／登出控制下方切換繁體、簡體或英文。
  5. 5語言偏好會儲存在目前瀏覽器。
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02

公司與子帳戶識別

Company & Sub-account Identity

登入後每個板頁的深色頁首會顯示公司名稱、目前子帳戶名稱及電郵，避免操作錯誤帳戶。

  1. 1進入板頁先核對公司名稱。
  2. 2確認登入子帳戶名稱及電郵。
  3. 3前往「我們公司資料」核對及修改公司中英文名稱、地址、電話與電郵，按「儲存資料」。
  4. 4身份不符時先登出，再使用正確帳戶登入。
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03

客戶檔案管理

Customer Directory

建立及整理客戶聯絡資料，開立單據時可快速選用，並查看關聯單據數量。

  1. 1輸入公司名稱、聯絡人及至少一項聯絡方式。
  2. 2補充公司中文名稱、完整地址、聯絡人、電郵、電話、手機及備註，按儲存；開單時從客戶下拉選單選取，核對自動填入資料。
  3. 3使用搜尋欄按公司或聯絡人快速查找。
  4. 4確認無需使用後再歸檔，歸檔前先核對關聯單據。
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04

產品與服務庫

Products & Services Catalogue

預先建立產品、服務、單位、單價及稅率，開立單據時可快速套用。

  1. 1輸入名稱、描述、單位及單價。
  2. 2按需要填寫稅率及備註後儲存。
  3. 3用搜尋欄確認資料已建立。
  4. 4價格或稅率改變時更新資料；停用前先確認未完成單據。
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05

內置及自訂單據模板

Built-in & Custom Document Templates

管理員上傳原稿並重建可編輯表單，核對發布後指定會員使用。

  1. 1登入後從主選單開啟「單據模板」。
  2. 2管理員由「上傳模板」開啟工作室，選擇 PDF、PNG、JPG 或 WEBP；單檔上限 10MB。
  3. 3自動重建後編輯及核對文字、欄位、版面和資料綁定，保存草稿，再預覽發布及設定會員使用範圍。
  4. 4會員按建立按鈕進入「我要收單」，在編輯視窗選擇獲授權的已發布模板。
  5. 5先預覽賣方、客戶、項目、總價及圖片沒有遮擋，再儲存、打印或另存 PDF。
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06

期初餘額與跨月結存

Opening Balance & Monthly Carry-forward

首次錄入前設定起始日期及流水結存，系統會按月計算承上期初、本月收支及月末結存。

  1. 1進入「報表中心」，在操作提示上方的「期初餘額」填寫起始日期、帳戶名稱及期初餘額。
  2. 2確認後才開始匯入或新增交易。
  3. 3每月查看期初、收入、支出及結存。
  4. 4修正期初會重算後續月份；刪除期初不會刪除交易。
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07

報價單、發票與收據（我要收單）

Quotation, Invoice & Receipt (Collect Documents)

按可追蹤流程處理報價、雙方簽署、Invoice、部分或全部收款及收據；正式編號、關聯及操作記錄均由系統保留。

  1. 1進入「我要收單」，先選擇新增類型，再按「新增報價單／發票／收據」。
  2. 2在編輯視窗頂部選擇可用的內置或已發布模板，再選擇「本公司」賣方及已儲存客戶。
  3. 3依序填寫項目名稱、數量、單位、單價、稅率或折扣，並核對完整顯示的總價格。
  4. 4按「儲存」後系統產生正式編號：QT／INV／REC-YYYYMM-001；編號不能手動修改。
  5. 5報價單依序標記「已發送」及「已確認」，按「要求簽署」建立一次性連結；公司先簽，客戶後簽。
  6. 6完成雙方簽署後才可按「轉為 Invoice」；同一張報價單不能重複轉換。
  7. 7發票依序標記「已發送」及「已確認」，按「登記收款」輸入本次金額及收款方式；可重複登記，系統會自動產生多張收據並更新未結餘額。
  8. 8錯誤的報價單或 Invoice 可移入刪除檔案夾並日後還原；資料、簽署、收款、收據及審計記錄不會永久刪除。
  9. 9使用底部固定工具列儲存、打印或另存 PDF；正式單據如需取消，應按「作廢」並填寫原因。
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08

報價單操作

Quotation Workflow

建立報價、確認客戶接受程度，再安全轉成發票。

  1. 1在「我要收單」選擇報價單並按「新增報價單」，填寫客戶、項目、價格及有效日期。
  2. 2儲存後核對系統產生的報價編號及金額。
  3. 3發送給客戶後標記「已發送」，客戶確認後再標記「已確認」。
  4. 4確認內容及價格無誤後按「轉發票」，避免重複轉換。
  5. 5如需取消，使用「作廢」並填寫原因，不要嘗試刪除正式記錄。
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09

發票操作

Invoice Workflow

由報價轉成發票或直接建立發票，追蹤發送、確認及未收款餘額。

  1. 1建立發票或從已確認報價轉換，核對客戶、項目、稅率及總額。
  2. 2儲存後標記「已發送」，確認客戶接受後再標記「已確認」。
  3. 3收款時按「登記收款」，輸入本次金額及實際收款方式。
  4. 4分期收款可重複登記，系統會更新未結餘額並產生收據。
  5. 5未完成收款前不要作廢；作廢時必須填寫清晰原因。
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10

收據操作

Receipt Workflow

每次登記發票收款後建立收據，保留付款方式及來源發票關聯。

  1. 1從已確認發票按「登記收款」，不要只在備註輸入收款資料。
  2. 2如需獨立收據，在「全部單據」選「收據」再按「新增收據」；核對標題為 RECEIPT／收據，再填寫客戶及實收資料。
  3. 3填寫本次實收金額及 FPS、銀行轉帳、現金或支票方式。
  4. 4確認自動產生的收據編號、日期及來源發票。
  5. 5部分收款可再次登記，完成後核對發票未結餘額為零。
  6. 6在報表或單據詳情保留收據，並定期匯出備份。
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11

相簿與PDF憑證智能識別

Receipt Image & PDF Recognition

批量選擇收據、發票、付款憑證圖片或PDF，辨識後逐筆核對再入帳。

  1. 1每批最多選擇30個支援檔案。
  2. 2等待辨識完成並排除非財務憑證。
  3. 3逐筆修正日期、類型、金額、項目、收款方及分類。
  4. 4日期未辨識時手動輸入 YYYY-MM-DD；項目名稱可自行輸入，或從欄位下方的歷史名稱選單選取。
  5. 5按確認匯入；如有紅色必填欄位，先按提示補齊，再重新確認。
  6. 6取消不需要的結果，確認後才寫入帳簿。
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12

銀行月結單智能匯入

Bank Statement Smart Import

上載圖片或PDF銀行月結單，提取多筆流水及結存資料，確認後寫入統一帳簿。

  1. 1選擇JPEG、PNG、WebP或PDF月結單，每檔最多20MB。
  2. 2系統辨識日期、收支、金額、摘要、帳戶、分類、結存及參考編號。
  3. 3期初及期末結存不會當作交易。
  4. 4逐筆選擇及修正後匯入；密碼保護或模糊文件需先處理。
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13

Excel批量匯入

Excel Bulk Import

使用官方範本整理歷史或批量帳單，預覽及驗證後一次寫入。

  1. 1下載官方Excel範本。
  2. 2依欄位填寫日期、類型、金額及其他資料。
  3. 3上載後移除錯誤或不完整記錄。
  4. 4匯入後在「我要收單」核對筆數、月份及總額。
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14

重複帳單攔截與覆核

Duplicate Detection & Review

日期、金額及收支類型相同會被攔截，相近日期及名稱亦會提示疑似重複。

  1. 1比較新舊帳單、摘要及憑證。
  2. 2跳過新帳單會保留原記錄。
  3. 3需要替換時先確認舊記錄無誤。
  4. 4只有兩筆交易確實不同才強制保留。
  5. 5完成每筆選擇後按「套用選擇」，等待處理結果；成功後回到帳簿核對筆數與金額，失敗時按錯誤提示修正。
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15

我要收單及帳目管理

Collect Documents & Ledger

在「我要收單」建立單據，並按月份查看收入、支出、結餘和交易。

  1. 1進入「我要收單」，選擇月份並核對收支摘要。
  2. 2切換表格或卡片模式。
  3. 3修改日期、付款方式、收款方、項目、分類、金額和備註。
  4. 4刪除一般帳目前先核對及備份；正式報價單、發票及收據應使用「作廢」並保留原因。
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16

憑證縮圖懸停預覽

Hover Receipt Preview

帳目、搜尋及報表的憑證縮圖可直接放大，不需點擊或開新頁。

  1. 1桌面游標移到縮圖即可放大。
  2. 2游標移開後預覽自動關閉。
  3. 3鍵盤聚焦縮圖亦可預覽。
  4. 4圖片會限制在瀏覽器範圍，原交易頁保持不變。
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17

每日未收款提醒與月結單

Daily Receivables Reminder & Statement

每天首次登入工作區時，系統只提醒一次未收 Invoice，並可按客戶查看及打印月結單。

  1. 1每天首次登入工作區時查看未收款摘要；同一公司帳戶按香港日期每天只彈出一次。
  2. 2核對未收 Invoice 數量、總結欠、逾期數量及逾期金額。
  3. 3按「查看未收款單據」處理個別 Invoice，或按「查看月結單」按客戶匯總。
  4. 4月結單列出 Invoice 編號、到期日、未收餘額和逾期狀態，可直接打印。
  5. 5登記部分或全部收款後，系統更新餘額並自動建立收據；全數收清後停止提醒。
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18

總查詢、期間及年度報表

Search, Period & Annual Reports

按年份、月份、期間及帳單欄位查詢，查看收支結餘並匯出Excel及可用憑證。

  1. 1選擇全部期間、年份、月份或自訂範圍。
  2. 2按金額、類型、分類、付款方式、收款方、項目或備註搜尋。
  3. 3查看收入、支出、結餘及完整明細。
  4. 4前往月份帳簿覆核，或匯出報表留存。
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19

會員、年付方案、點數與付款

Membership, Annual Plans, Credits & Payments

新會員 HK$10 首月試用包含500點；公司、企業及高級商業版均可選月付或年付，年付有效12個月並按月發放額度。

  1. 1公司會員HK$99／月或HK$999／年，每月2,000點。
  2. 2企業會員HK$299／月或HK$2,999／年，每月8,000點。
  3. 3高級商業版HK$368／月或HK$3,688／年，每月15,000點。
  4. 4年付點數按月發放12個月；閱讀並同意目前版本的付款協議後，只有付款渠道確認成功才會啟用方案或增值，PENDING／處理中不代表成功。
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20

續費管理

Renewal management

在會員中心查看目前方案及到期日期；到期前請確認續費方案、付款週期及可使用功能。有效付費會員可在付款中心按剩餘會籍價值補差額升級，不足一個月按一個月計算；付款確認成功後才更新方案。

  1. 1登入會員中心，查看目前方案與付款記錄。
  2. 2在到期前選擇續費方案及月付或年付付款週期。
  3. 3確認方案功能、價格及付款資料後，前往安全付款。
  4. 4付款確認成功後，回到會員中心核對續費狀態及新到期日。
  5. 5如帳戶已到期，原有業務記錄會維持唯讀，續費後可恢復受方案授權的操作。
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21

分享獎勵與結算

Referral Rewards & Settlement

分享專屬連結，新會員完成合資格付款後可獲直接推薦獎勵，並查看轉點或提現狀態。

  1. 1複製專屬連結給新客戶註冊。
  2. 2在「會員福利 → 邀請朋友」複製專屬連結或展示二維碼，讓朋友自行註冊。
  3. 3在獎勵明細核對會員、訂單、金額及狀態。
  4. 4兌換自己會籍時先選月費或年費及級別，核對畫面所需佣金點與可用結餘，再確認兌換；完成後核對會員到期日。
  5. 5達到最低要求後轉入使用點數或申請提現。
  6. 6禁止自我交易、虛假註冊、欺詐或其他濫用。
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22

用分享點數開通新會員

Gift Credits to a New Member

可用分享獎勵為新朋友提交會員開通申請，提交平台審核後約需24小時處理，請耐心等待；任何問題，歡迎與我們客服溝通。平台核對後才正式扣點及啟用。

  1. 1先取得朋友同意，透過專屬分享連結讓朋友自行註冊及填寫資料。
  2. 2朋友在付款中心選擇「朋友點數代付」後提交平台審核，約需24小時處理，請耐心等待。
  3. 3等待平台核對資料及點數結餘；任何問題，歡迎與我們客服溝通。
  4. 4批准後才建立或啟用帳戶並正式扣點；如點數不足，申請會標記失敗並通知相關會員。
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23

資料安全、匯出與備份

Data Security, Export & Backups

平台提供私隱保護的公司完整備份功能：資料會先壓縮，再以客戶自行設定的密碼加密；備份檔只限目前公司下載及還原，不會公開或供其他客戶查閱。客戶仍應定期獨立儲存帳簿、報表、憑證及法定原始文件。

  1. 1在「我們公司資料」頁面下方設定最少12個字元的備份密碼。
  2. 2按「下載加密壓縮包」保存公司的資料、單據、帳目、聯絡人及相關記錄。
  3. 3把備份儲存到受保護裝置或公司雲端，並保留不同日期版本。
  4. 4需要恢復時選擇備份包並輸入相同密碼，再按「上傳並還原資料」。
  5. 5妥善保管備份密碼；平台不保存密碼，遺失密碼將不能解密備份。
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24

支援與問題回報

Support & Problem Reporting

透過支援板頁聯絡客服，提供必要操作資料以協助定位問題。

  1. 1選擇已啟用的聯絡渠道。
  2. 2提供發生時間、板頁、操作步驟及錯誤提示。
  3. 3截圖前遮蓋個人、付款及帳戶敏感資料。
  4. 4不要提供密碼、私鑰或驗證碼。
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